Vous travaillez en ligne et malgré les heures passées devant votre ordinateur, il se peut que vous ayez l’impression de faire du sur place, de ne pas être suffisamment productif.

Dans les lignes qui suivent je vais vous révéler 5 conseils pour être plus efficace au quotidien.

L’arrivée des nouvelles technologies a profondément modifié nos habitudes de vie et de travail : téléphone portable, tablette, pc portable, e-mails, réseaux sociaux…

Le développement phénoménal des moyens de communication a fait de l’homme un être multitâche : je discute avec un ami tout en vérifiant mes e-mails, j’envoi un texto tout en regardant un reportage, je parle sur Skype tout en travaillant sur mon site e-commerce… les exemples sont nombreux.

Si vous travaillez sur internet,  le multitâche est devenu votre quotidien. Pourtant, il n’y a rien de mieux pour plomber votre productivité, faire baisser votre attention et vous distraire de vos objectifs.

Les effets négatifs du multitâche :

Tout d’abord, il faut savoir que le cerveau humain ne peut gérer que deux tâches à la fois. Il n’est pas possible d’ajouter une troisième tâche tout en restant précis dans ce que l’on fait.  Faites le test. Essayez d’appeler un ami, tout en envoyant un texto de la main gauche et en écrivant une lettre de la main droite… Vous m’en donnerez des nouvelles.

Une étude a montré que les personnes qui avaient tendance à être multi tâches :

  • avaient plus de mal à filtrer les informations les moins pertinentes,
  • se focalisaient sur les informations superflues,
  • avaient certains problèmes de mémorisation,
  • avaient la mauvaise habitude de passer sans arrêt d’une tâche à une autre.

On se retrouve avec tous les ingrédients d’un travail contre-productif !

5 conseils à mettre en pratique facilement :

Si vous ne souhaitez plus perdre de temps dans votre travail et être réellement productif, commencez par abandonner le multi-tâche.

Il est vrai qu’il peut être difficile de se débarrasser d’une habitude de travail, surtout si elle vous suit depuis des années,  mais voici  5 petits conseils pour y arriver.

1. Regroupez vos tâches.

Prenons l’exemple de l’e-mail. Regarder vos e-mails est certainement l’une des tâches qui vous polluent le plus tout au long de la journée.

Une étude a montré que les gens qui vérifiaient leurs e-mails tout au long de leur travail :

  • changeaient de fenêtre de navigateur 37 fois par heure (contre 18 pour ceux qui ne vérifiaient par leurs e-mails),
  • étaient plus stressés,
  • perdaient plus de temps inutilement.

Solution : Définissez des moments précis où vous pouvez vérifier vos e-mails et interdisez-vous de consulter votre boîte en dehors de ces moments. Par exemple, vous pouvez choisir de vérifier votre boite e-mail 1 fois le matin et 1 fois le soir uniquement.

2. Réalisez  les tâches similaires en même temps.

Ce deuxième conseil est dans la continuité du précédent. En accomplissant en même temps toutes les tâches similaires, vous gagnerez en temps et en efficacité.

Par exemple, au lieu de répondre à vos e-mails tout au long de la journée, faites-le en une seule fois. Répondre à 10 mails d’un coup vaut mieux que de répondre à ces 10 mails à 10 moments différents de la journée.

3. Prenez des pauses

La pause est un élément essentiel du travail, elle permet :

  • de reposer son corps et son esprit,
  • de ne pas perdre en motivation,
  • de prendre du recul sur le travail que l’on effectue.

Déterminez des moments précis pour prendre votre pause.

Déterminez aussi vos heures de début et de fin de travail. Beaucoup des personnes qui travaillent à leur compte sur internet ont tendance à ne pas avoir d’horaires. Cela leur donne l’impression de travailler énormément et tout le temps.

« J’ai travaillé toute la nuit ! »

« Oui, mais t’as rien foutu de la journée et t’as dormi jusqu’à midi le lendemain… ».

Si vous travaillez sans avoir des horaires précises, vous allez avoir l’impression que le travail envahit toute votre vie, alors que fondamentalement, vous ne travaillerez pas plus qu’une personne qui fait 7 heures de travail de suite avec une pause de 30 minutes.

Par exemple, si vous travaillez de 6 heures à 13 heures (ce sont mes horaires préférées) avec une pause de 30 minutes à 10 heures, vous aurez toute l’après-midi pour vous.

4. N’accomplissez jamais plusieurs tâches en même temps.

Cela signifie deux choses :

  • Ne faites pas deux tâches au même moment. Par exemple, si vous avez un coup de fil professionnel à passer faites-le, mais sans rien faire d’autre, ne vérifiez pas vos e-mails en même temps par exemple.

Cela afin d’éviter les désagréments du multitâche que nous avons vu plus haut.

  • Ne passez pas à une autre tâche avant d’avoir fini celle que vous êtes en train d’effectuer. Passer d’une tâche à l’autre est le meilleur moyen pour ne pas avancer dans son travail.

5. Travaillez dans un bureau.

Il est important de créer une délimitation spatiale entre votre lieu de vie et votre lieux de travail.

L’idéal étant d’avoir un bureau et de ne pas travailler à domicile. Si pour une raison ou une autre vous devez vraiment travailler depuis chez vous, il vous faut impérativement vous aménager un bureau dans une pièce séparée.

Cette délimitation spatiale va vous aider à ne pas vous disperser à comprendre (et à faire comprendre à votre famille) que vous êtes en train de travailler à ce moment là et donc qu’il ne faut pas vous déranger inutilement.

Deux cas de figure concrets :

Prenons deux personnes K. et B. avec deux organisations de travail différentes :

L’organisation de K. (qui ne suit pas les conseils que l’on vient de donner):

  1. s’est levé à 12h00 aujourd’hui car il a travaillé jusqu’à 6 heures du matin la veille.

Il était resté sur Skype jusqu’à 1 h30 du mat’ avec un ami, puis voyant l’heure tardive, il avait décidé de ne pas aller se coucher. Il a commencé par consulter ses e-mails. Puis il a flâné un peu à droite à gauche voir ce qui se passait sur twitter, dans l’actualité… Déjà 2h40. Le temps passe vite. Il s’est mis au travail.

Il a commencé par travailler un peu le référencement de son site e-commerce. Puis il s’est rappelé qu’il y avait certainement de nouveaux produits disponibles sur le site de son fournisseur. Il s’y est connecté, effectivement de nouveaux produits étaient disponibles mais sans les prix. Il est donc parti sur sa boite e-mail pour écrire un message à son fournisseur. Message envoyé. Il est 3h20.

Il a voulu reprendre le référencement de son site, mais un ami est venu lui parler sur  WhatsApp « tiens encore là à cette heure là toi ». La conversation s’est prolongée, mais K. qui n’a pas voulu perdre de temps a travaillé le référencement de son site tout en discutant et en checkant ses mails, les réseaux sociaux et l’actualité de temps à autre.

  1. s’est donc couché à 6 heures du mat…. (quel bosseur !).

Il s’est levé à 12 h un peu beaucoup fatigué. Il est 14 heures quand il reprend le travail.

  1. travaille à domicile, dans son salon. Il vérifie ses e-mails, il travaille un peu, il revérifie ses e-mails, répond à 2 messages, puis 30 minutes plus tard le téléphone sonne. Il répond et passe 20 minutes en conversation. Il est déjà 15h00.

A 16h30, il va chercher ses enfants à l’école pour les emmener au sport. A 18h00, il revient sur son ordi et travaille tranquillement jusqu’à 20 heures. Il vérifie ses e-mails, passe d’une fenêtre à une autre, d’une tâche à une autre.

Il est 22 heures. K. est épuisé. Il a l’impression de n’avoir rien fait de la journée et de ne pas avoir avancé.

L’organisation de B. (qui lui suit les conseils donnés dans cet article).

  1. est arrivé à son bureau à 6 heures du matin. Il a commencé par vérifier ses e-mails et a répondu à une dizaine d’e-mails qu’il avait reçu depuis hier. Une fois cette tâche effectuée. Il est passé à autre chose. 

Il a enchaîné par ses 2 heures de référencement quotidien. Il a fini à 08h10.

Comme tous les jours à cette heure là, il appelle son fournisseur pour lui passer commande et se faire livrer avant 12h00.

Il est 08h30. B. écrit un article sur son blog. Une fois l’article mis en ligne, il rédige une newsletter avec les promotions du moment. Il est 10h00.

  1. prend une pause de 30 minutes. Il en profite pour se détendre un peu. A 10h30 il reprend le travail
  2. a reçu 25 nouveaux produits la veille, il décide de les ajouter sur le site sans plus tarder. De manière méthodique, il rajoute les produits un à un sans être distrait par autre chose. Skype, Twitter, ses e-mails, l’actualité… toutes les fenêtres sont fermées.

A 11h30, il a déjà fini. Il vérifie ses e-mails pour la deuxième et dernière fois de la journée. Il y répond tranquillement. Il est 12h00.

B a fini sa journée. Il a toute son après-midi pour lui.

Conclusion : 

Travaillez comme K  si vous voulez passer tout votre temps devant votre ordinateur en étant contre productif. Travaillez comme B si vous souhaitez être efficaces, tout en ayant du temps libre en dehors de vos heures de travail.

 

 

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